Trop d’onglets ouverts? Voici comment réduire la surcharge mentale

« Combien avez-vous d’onglets ouverts sur votre ordinateur? » C’est avec cette question que Josée Castonguay, formatrice chez Groupe Évie, a lancé le webinaire de CollabRH sur la surcharge mentale le 14 octobre dernier. Sans grande surprise, les participantes et participants ont esquissé un sourire complice.

Parce qu’il faut bien le dire, la surcharge mentale a quelque chose de sournois. Elle ne s’installe pas du jour au lendemain. Le stress s’accumule progressivement, au fil des interruptions, des changements de priorités, des nombreuses décisions à prendre et des dossiers qui demeurent « ouverts » dans notre esprit… jusqu’à ce qu’on se retrouve submergé, sans trop savoir comment s’en sortir.

Dans cet article, nous abordons la surcharge mentale sans détour et vous proposons des outils concrets pour mieux gérer votre charge mentale et préserver votre équilibre au travail.

Le « bon » stress vs le « mauvais » stress

Qui dit surcharge mentale dit évidemment stress. En fait, comme l’expliquait la formatrice Josée Castonguay en début de webinaire, le stress est une réaction normale du corps face à un défi. Et si vous vous rappelez la conférence de la D^re Sonia Lupien au Grand rendez-vous RH manufacturier en 2022, vous connaissez peut-être déjà le modèle CINÉ, qui identifie quatre facteurs pouvant déclencher une réaction de stress : le Contrôle faible, l’Imprévisibilité, la Nouveauté et l’Égo menacé.

Au travail, ces quatre facteurs peuvent prendre diverses formes : des priorités qui changent sans préavis, des demandes urgentes sur lesquelles on a peu ou pas de contrôle, de nouvelles responsabilités qui s’additionnent en l’absence de collègues ou encore la peur de ne pas être à la hauteur. Pris individuellement, ces éléments semblent anodins. Mais lorsqu’ils s’accumulent, ils multiplient les sources de stress et contribuent à la surcharge mentale.

C’est ici qu’il faut distinguer le « bon » stress du « mauvais » stress. Dans les deux cas, le stress est déclenché par un défi, mais ce qui diffère, ce sont les ressources mises à notre disposition pour y faire face. Par exemple, un changement de priorité soudain imposé par la direction peut créer un « bon » stress si on a toute la latitude pour réorganiser son travail, si on connaît les attentes et si on dispose du temps et du soutien nécessaires. À l’inverse, si les délais sont serrés, que les consignes sont floues et que la charge de travail est déjà élevée, ce même changement peut devenir une source de « mauvais » stress.

Le  « mauvais » stress s’avère dangereux lorsqu’il est vécu à répétition, au point où le cerveau se place constamment en situation d’alerte. Dans ce genre de scénario, il privilégie alors la protection au détriment du bien-être. S’ensuit une série de symptômes physiques, émotionnels, cognitifs et comportementaux comme l’anxiété, l’irritabilité, la difficulté à bien dormir, des oublis, un brouillard mental, une baisse de rendement au travail, de l’absentéisme et de l’isolement social. D’où l’importance de se doter d’outils concrets pour alléger sa charge mentale et trouver son propre équilibre au travail.

Des outils pour reprendre le contrôle de sa charge mentale

En mode solution, la formatrice Josée Castonguay a fourni différents outils reconnus pour atténuer la charge mentale. À travers des exemples et les partages de personnes présentes au webinaire, elle a montré comment ces outils peuvent avoir une grande influence sur notre mieux-être au travail en diminuant la surcharge mentale.

L’une des clés consiste à analyser ce qui alimente la surcharge mentale à l’aide du Portrait de ma semaine. Voir noir sur blanc où l’on investit le plus de temps et d’énergie permet ensuite de mieux cibler les éléments sur lesquels intervenir en priorité. 

Par exemple, si l’on constate que les interruptions sont très fréquentes, on peut mettre en place des mécanismes comme bloquer des plages à l’agenda, désactiver les notifications ou convenir de moments précis pour répondre aux questions de ses collègues. Quand on sait exactement où agir, les résultats n’en sont que meilleurs!

La matrice d’Eisenhower est un autre outil qui permet de mieux prioriser les tâches. Le principe : classer chaque nouvelle demande selon son degré d’urgence et son importance afin de déterminer la meilleure façon de la traiter.

Une demande à la fois urgente et importante, comme le bris d’un équipement dans l’usine, exige bien entendu une intervention rapide, voire immédiate. En revanche, une tâche tout aussi importante, mais moins urgente, comme rencontrer un client ou réaliser une planification stratégique, gagne plutôt à être inscrite à l’horaire pour éviter qu’elle soit sans cesse repoussée.

D’autres tâches peuvent également être déléguées à une adjointe ou confiées à des systèmes automatisés pour alléger la charge mentale. Et il faut aussi apprendre à dire non à certaines demandes lorsque le temps ou les ressources ne permettent pas de tout prendre en charge.

Une autre façon d’aborder la gestion du temps et des priorités repose sur la métaphore du bocal, des galets, des petites roches et du sable.

Ici, le bocal représente votre journée, votre semaine ou votre capacité en énergie. On commence par y déposer les galets, qui symbolisent les priorités essentielles, celles auxquelles on veut absolument allouer du temps. On ajoute ensuite les petites roches, qui évoquent les tâches secondaires et les imprévus à gérer. Enfin, on verse le sable, qui correspond aux autres tâches du quotidien, souvent moins importantes.

Si on remplit d’abord le bocal de sable, il ne restera peut-être plus de place pour les galets. Autrement dit, lorsqu’on accorde toute notre attention aux petites demandes qui s’accumulent, on risque de manquer de temps et d’énergie pour ce qui compte vraiment.

Bien sûr, d’autres outils ont été présentés tout au long du webinaire pour réduire la charge mentale. Chaque personne participante a même été invitée à choisir un outil qui l’interpelle et à l’intégrer à son quotidien. Une deuxième séance est d’ailleurs prévue en novembre pour faire le point en groupe et partager les expériences.

Si la surcharge mentale ne s’installe pas du jour au lendemain, mais plutôt progressivement, il est primordial d’en reconnaître les signes et d’agir pour rétablir l’équilibre. Parfois, de petits changements dans notre façon de gérer le temps, les priorités et les interruptions peuvent faire une grande différence.

CollabRH est une formule d’ateliers collaboratifs destinés aux gestionnaires et au personnel RH dans les entreprises, offerte par 14 comités sectoriels de main-d’œuvre, dont Formabois.

Par Maude Lambert-Bonin, rédactrice web pigiste pour Formabois depuis 2018.

À travers ses articles de blogue, Maude met en lumière les acteurs et les initiatives qui façonnent l’avenir de l’industrie de la transformation du bois au Québec.