La transformation numérique en RH : un virage profitable sur toute la ligne

Le digital RH ou e-RH, ça vous dit quelque chose? L’intégration des nouvelles technologies dans la gestion des ressources humaines transforme graduellement les pratiques en place pour apporter une valeur ajoutée.

Si certaines personnes sont plus réfractaires au changement ou aux nouvelles technologies, il demeure que celles-ci ont beaucoup à nous offrir, surtout dans l’actuel contexte de pénurie de main-d’œuvre qualifiée. À condition, bien sûr, de les utiliser à bon escient pour améliorer la fiabilité et la gestion des processus RH.

C’est ce que nous avons retenu du premier panel au Grand Rendez-vous RH manufacturier 2023, qui s’est tenu en novembre dernier. Trois entreprises du secteur manufacturier ont généreusement accepté de partager leurs apprentissages en matière de RH et transformation numérique. Parions que ces leçons apprises sauront vous inspirer, à votre tour, pour une transformation numérique sainement performante.

Miser sur le numérique pour augmenter le niveau de productivité

Fabricant de structures de bois, UsiHome a pris le virage numérique RH en 2021 avec l’aide d’un consultant chevronné. La solution : une gestion informatisée des processus RH et SST propulsée par l’application de communication collaborative Teams.

À son arrivée dans l’entreprise, Josianne Taillon, directrice des ressources humaines, a entrepris un énorme chantier pour implanter et formaliser tous les volets liés aux RH, à savoir le manuel de l’employé, les échelles salariales, le processus d’embauche, le processus d’évaluation de la performance, etc.

Par exemple, lors de l’évaluation du rendement d’un employé, le document est automatiquement envoyé à cette personne pour signature électronique. Les données de toutes les évaluations des membres de l’équipe sont ensuite disponibles pour le superviseur dans un tableau synthèse.

Même chose pour les dossiers disciplinaires ou encore pour les dossiers SST des employés en poste. Il est alors plus facile de suivre les différents processus RH et d’en garder une trace écrite, à un seul et même endroit, dans un format uniforme d’une équipe à l’autre dans l’entreprise.

Au-delà de la diminution importante de l’utilisation du papier, les gains sont bien tangibles chez UsiHome. On a entre autres noté une plus grande facilité d’utilisation et un plus grand niveau d’autonomie au sein de l’équipe. Ce processus de transformation numérique RH ajoute de la rigueur et favorise aussi un meilleur suivi des évaluations de rendement.

Mais ce n’est pas tout! Les valeurs organisationnelles sont mises en pratique de manière plus concrète sur le terrain. Sans compter une diminution significative du taux de roulement, parce que les employés se sentent écoutés, impliqués et valorisés. Comme quoi la transformation numérique des processus RH rapporte autant sur le plan quantitatif que qualitatif.

Investir dans le numérique pour mieux livrer

Chez Faspac, entreprise spécialisée dans l’impression sur des emballages alimentaires flexibles, la technologie a permis de renforcer la raison d’être : toujours faire mieux. Le crash du serveur en 2019 a contraint l’organisation à réagir avec la migration vers le Cloud et l’implantation d’un logiciel de gestion de projet.

Depuis, Faspac bénéficie d’une meilleure gestion documentaire ainsi que d’un accès simple, rapide et sécurisé aux documents. Du même coup, le suivi et la collaboration dans les divers projets ont considérablement augmenté, permettant d’atteindre de nouveaux sommets.

Question d’impliquer les talents de l’entreprise, un système de récompenses a été mis en place. Faswow est une plateforme participative qui a pour objectif de féliciter les bons coups des membres de l’équipe. Chaque personne est invitée à souligner les réussites de ses collègues pour contribuer à l’atteinte de 25 000 wow, qui donnera droit à une récompense de groupe ultime!

En créant son réseau social exclusif aux employés, Faspac a grandement solidifié le sentiment d’appartenance et l’esprit d’équipe. Les gens se sentent impliqués et savent qu’ils ont un rôle à jouer pour la réussite commune. Voilà la preuve que l’aspect social peut être consolidé grâce aux nouvelles technologies!

Capter et transmettre le savoir critique au moyen de la technologie

Qui dit RH dit aussi formation du personnel et développement des connaissances. Pour une entreprise comme Magnus Produits chimiques, qui cumule plus de 78 ans d’expérience, la question ne s’était jamais véritablement posée avant 2021. Les employés restaient longtemps en poste et le savoir se transmettait de façon graduelle et quasi automatique. Au point qu’il n’existait aucun manuel de l’employé.

Mais devant les départs à la retraite et l’arrivée de nouveaux employés, il fallait trouver le moyen d’assurer le transfert des connaissances dans un format actualisé et accessible. C’est là que la directrice des ressources humaines nouvellement en poste, Marie-Ève Madore, a réussi tout un exploit!

En misant sur le LMS (Learning Management System), elle a développé et réalisé un processus complet de captation et de transfert des connaissances. Pour ce faire, des experts de Magnus ont été filmés en train d’expliquer des sujets particuliers liés aux techniques internes de travail. Le tout a ensuite été monté sous forme de capsules vidéos téléversées dans une plateforme numérique pour créer des parcours d’apprentissages à la fois stimulants et structurés.

Chaque vidéo projette une image professionnelle et inspirante, notamment avec un arrière-plan corporatif, l’utilisation d’une police de caractères standardisée, un bon éclairage, un volume et un débit adéquats ainsi que l’apparition d’un bouton d’appel à l’action au bon moment. Bref, tout a été pensé pour une expérience employé optimale lors de la formation continue. Une fierté pour Magnus, qui a de quoi garantir la pérennité de son savoir critique grâce à la transformation numérique en RH!

Il faut savoir prendre des risques

Les panélistes sont unanimes : la transformation numérique RH n’est pas sans défis ni embûches. On rencontre parfois une résistance au changement ou des obstacles sur notre route, mais les résultats en valent assurément le coup!

Dans une ère où le numérique s’impose partout autour de nous, l’idée est de déterminer quel usage l’organisation peut en faire pour accroître sa productivité et susciter l’engagement des talents qui la composent. Une formidable opportunité à saisir pour maintenir la compétitivité de votre entreprise aujourd’hui et pour les années à venir!

Par Maude Lambert-Bonin, rédactrice pour Formabois

Cet article s’inspire du Panel 1 – RH et transformation numérique, qui a eu lieu le 14 novembre 2023 au Grand Rendez-vous RH manufacturier à Drummondville.Le Grand Rendez-vous RH manufacturier sera de retour en 2024 avec de nouvelles conférences. Visitez le site web de l’événement pour plus de détails..