/ L'organisation des activités de formation

Faut-il en parler?

• Il faut parler de ce que l’on veut faire pour rallier tout le monde. Cela veut dire :
• réduire le niveau de stress associé à la mise en place des projets;
• développer une approche commune avec les partenaires;
• sensibiliser et informer sur les objectifs du processus de formation;
• confirmer que le but c’est de rendre les individus et l’organisation plus performants

L’organisation de la formation peut se faire à l’interne ou à l’externe.

À l'interne :

L’organisation de la formation doit tenir compte de plusieurs éléments :

• L’identification des plans spécifiques de formation;
• L’identification des participants;
• Les ressources matérielles disponibles;
• L’identification de la stratégie de formation;
• La précision de la méthode de formation;
• L’horaire et le calendrier de réalisation.

Des outils concernant l’organisation des activités de formation à l’interne sont proposés dans le document suivant :

À l'externe

La nécessité d’engager des fournisseurs de service peut devenir un incontournable. Il est important que l’entreprise demeure maître d’œuvre de ses projets de formation.

Comment sélectionner les fournisseurs?

Une démarche rigoureuse de sélection des fournisseurs est suggérée afin de conserver la philosophie de la gestion des compétences. Cette démarche implique :

• De préciser le besoin de formation;
• D’élaborer une grille d’évaluation précisant les critères d’embauche de la firme;
• De sélectionner des firmes externes (au moins trois) dont en conformité avec les besoins;
• De rencontrer les firmes pour expliquer le projet;
• De fournir une proposition de canevas (appel d’offre) qui servira à l’écriture de la soumission;
• D’évaluer les soumissions;
• D’effectuer des entrevues de sélection;
• De choisir le fournisseur de service.

Que devraient contenir les soumissions ou les offres de service?

Les fournisseurs doivent présenter des soumissions en respectant un canevas de base, communément appelé appel d’offres. Des modèles servant à l’élaboration d’un appel d’offres, d’une offre de service ou de différents contrats de services avec les fournisseurs sont développés et disponibles à partir du document suivant :

L’analyse des soumissions, pourquoi?

L’analyse des différentes soumissions devrait être faite par le comité de formation ou par les responsables de la formation dans l’entreprise. Tous les soumissionnaires sont convoqués en entrevue afin de présenter leurs offres de service respectives. L’entrevue se doit d’être préparée et dirigée afin d’aller chercher les éléments essentiels à la sélection.

Exemples de thèmes à aborder :

• la réalisation d’un projet semblable;
• la personne responsable du projet;
• la résolution de problème en cours de mandat.

Une grille d’analyse sert à discriminer objectivement les différents soumissionnaires. Pour décider du meilleur fournisseur, en mesure de correspondre aux besoins, vous pouvez consulter deux grilles de référence :

Y a-t-il des programmes de formation professionnelle?

Parmi l’éventail de ressources externes pouvant collaborer aux activités de formation se trouvent les institutions et maisons d’enseignement reconnues qui procurent des programmes adaptés et des cours de formation existants pouvant correspondre aux besoins identifiés. Un répertoire complet a été publié à cet effet :

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